Samen aan hetzelfde document werken. Hoe doe je dat?

Samen aan hetzelfde document werken.
Hoe doe je dat?

Als je samenwerkt met een team of met klanten dan kan het handig zijn om je documenten centraal op te slaan. Oftewel, in de cloud. Er zijn diverse systemen die je hiervoor kunt gebruiken.

Denk van tevoren goed na over het volgende:

• Wat vraag je van het systeem? Welke functionaliteiten vind je belangrijk?
• Hoeveel opslagruimte wil je graag?
• Ben je bereid om voor de cloud te betalen?

Zodra je deze zaken voor jezelf helder hebt, kun je kijken welke opties er zijn.

Welke systemen kun je gebruiken om je documenten in de cloud op te slaan?

Er zijn natuurlijk diverse systemen die je kunt gebruiken voor het opslaan van je documenten in de cloud. Ik zet er een aantal voor je op een rijtje.

1.           Google Drive

Met Google Drive kun je eenvoudig bestanden opslaan, synchroniseren en delen. Je kunt je bestanden openen vanaf elke gewenste computer, tablet of smartphone. Van alles wat je in Google Drive zet zoals documenten, video’ en foto’s wordt automatisch een back-up gemaakt. Zo kun je geen gegevens kwijtraken.

Met Google Drive kun je onder andere het volgende:

• Documenten, pdf’s, foto’s, video’s en meer bekijken.
• Bestanden zoeken op basis van naam of inhoud.
• Gemakkelijk bestanden en mappen delen met anderen. En rechten instellen om aan te geven of anderen kunnen bekijken, reageren of bewerken.
• Offline weergave van bestanden inschakelen.

Je kunt Google Drive gratis gebruiken en je krijgt dan 15 GB opslagruimte. Het is ook mogelijk om naar een betaalde variant van Google Drive te gaan. Voor 100 GB betaal je bijvoorbeeld 1,99 euro per maand. Je hebt dan alleen een abonnement voor de opslag.

Je kunt ook kiezen voor een totaaloplossing in de vorm van G Suite. Je krijgt dan toegang tot diverse cloud oplossingen van Google zoals Gmail, Google Calender, Google Hangouts enzovoort. Meer over G Suite lees je hier.

2. DropboxDropbox is een opslagdienst voor bestanden, afbeeldingen en video’s. Met de software van Dropbox kan je eenvoudig bestanden synchroniseren tussen verschillende computers maar ook de mobiele telefoon of tablet.

Met Dropbox kun je onder andere het volgende:

• Documenten, pdf’s, foto’s, video’s en meer bekijken.
• Eenvoudig verwijderde bestanden en eerdere versies van bestanden terugzetten.
• Links met een wachtwoord beschermen of vervaldatums instellen om anderen tijdelijk toegang te verlenen.
• Extern documenten verwijderen; wis bestanden op verloren of gestolen apparaten, zodat bedrijfsbestanden niet in de verkeerde handen terechtkomen.

Let er op dat sommige functionaliteiten alleen bij een betaald abonnement van toepassing zijn.

Je kunt Dropbox gratis gebruiken en je krijgt dan 2 GB opslagruimte. Wil je meer opslagruimte dan kun je er voor kiezen om 9,99 euro per maand te betalen. Je krijgt dan een opslagruimte van 1 TB.

Werk je echt met een groot team samen? Dan kan het interessanter zijn om eens te kijken naar Dropbox Business. Meer informatie lees je hier.

3. Microsoft OneDriveMet OneDrive kun je bestanden en foto’s opslaan in de cloud. Je kunt de documenten openen vanaf elk apparaat, waar je je ook bevindt.

Met OneDrive kun je onder andere het volgende:

• Deel bestanden, mappen en foto’s met je teamleden en/of klanten.
• Je hebt offline toegang tot je bestanden.
• Als er iets met je apparaat gebeurt, hoef je niet bang te zijn dat je bestanden of foto’s verliest. Ze zijn opgeslagen in OneDrive. En OneDrive is versleuteld met SSL.

Je kunt OneDrive persoonlijk gratis gebruiken. Je krijgt dan OneDrive Basic met 5 GB. Wil je 50 GB opslag? Dan ga je naar een betaald abonnement van 2 euro per maand.

Wil je OneDrive zakelijk gebruiken? Dan gelden er andere tarieven. Deze vind je hier terug.

Zelf werk ik met mijn eigen team met Google Drive.
Ik werk met een betaald abonnement waarbij ook de andere mogelijkheden inbegrepen zijn; G Suite dus.

Sla jij al documenten op in de cloud?
En zo ja, in welk systeem doe je dat?
Vertel over jouw ervaring in de reacties hieronder.

OOK INTERESSANT OM TE LEZEN: