Koppel je systemen aan elkaar met Zapier

Als ondernemer werk je vaak met diverse tools en systemen zoals het e-mailprogramma Outlook of Gmail, maar ook bijvoorbeeld WordPress voor je website, een autoresponder, een webinarprogramma en ga zo maar door. De ene ondernemer gebruikt nog meer tools en systemen dan de ander.

Soms is het handig dat systemen aan elkaar worden gekoppeld. Dan komen de inschrijvers van je webinar bijvoorbeeld automatisch in je autorespondersysteem. Het kan zijn dat jouw systeem al een integratiemogelijkheid heeft maar dit is niet altijd het geval.

De oplossing: Zapier

Je kunt er dan voor kiezen om met systemen te werken die je wel met elkaar kunt koppelen. Maar dit is niet een ideaal scenario.

Een andere, vaak eenvoudige, oplossing is Zapier. Met Zapier kun je verschillende systemen aan elkaar koppelen. Zapier zorgt ervoor dat een bepaalde actie in het ene systeem een trigger wordt die automatisch bij het andere systeem tot een actie leidt. Deze koppeling wordt binnen Zapier een ‘zap’ genoemd.

Dus als iemand zich inschrijft voor jouw webinar (systeem 1), dan leidt dat automatisch tot een trigger naar jouw autoresponder (systeem 2) waardoor de inschrijver bijvoorbeeld op je nieuwsbrieflijst komt te staan. Hier hoef je zelf niets meer voor te doen.

Welke systemen werken met Zapier?

Inmiddels zijn er meer dan 750 apps die samenwerken met Zapier. Om alle systemen op te noemen is niet mogelijk. Een aantal bekende systemen zijn:

• MailChimp
• Autorespond
• Gmail
• WooCommerce
• Asana

Wil je weten welke systemen er nog meer beschikbaar zijn? Klik hier.

Er zijn ook bepaalde systemen die alleen werken met een betaald account van Zapier. Die herken je aan het woordje ‘premium’ dat erbij wordt vermeld.

Wil je weten wat de verschillen zijn tussen de gratis en betaalde variant van Zapier? Klik hier.

Hoe werkt Zapier?

Een zap instellen is over het algemeen genomen niet moeilijk. Wel verschillen de stappen steeds weer, afhankelijk van welke systemen je wenst te koppelen.

Een zap is samengesteld uit stappen die je moet doorlopen. Zapier legt bij elke stap goed uit wat er van je verwacht wordt. Ook moet je regelmatig tijdens het maken van de zap en als de zap helemaal klaar is een test uitvoeren om te kijken of de koppeling goed is uitgevoerd.

Wat kan Zapier mij opleveren?

Meer tijd

Als er nu handelingen zijn die je steeds handmatig moet doen, dan kan het inzetten van Zapier je tijd besparen. Denk hierbij even terug aan het voorbeeld van de webinar inschrijvers. Hoeveel tijd bespaar je wel niet als deze inschrijvers steeds automatisch op je lijst komen in plaats van dat je ze eerst moet exporteren vanuit je webinar programma om ze vervolgens weer te importeren in je autoresponder.

Meer rust

Alle zaps die je in Zapier aanmaakt, lopen altijd automatisch door, ook tijdens je vakantie. Je hoeft dus niet meer overal aan te denken. Dit zorgt er onder andere voor dat je meer rust in je hoofd krijgt.

Meer focus

Doordat jij je niet meer bezig hoeft te houden met allerlei (kleine) processen binnen je bedrijf kun je je focussen op datgene wat écht belangrijk is, zoals je klanten of het ontwikkelen van een nieuwe dienst of een nieuw product.

Extra tips

 Ik deel graag nog wat extra tips met je voor het gebruik van Zapier:

• Controleer eerst of een rechtstreekse koppeling tussen de gewenste systemen, dus zonder Zapier, niet mogelijk is.
• Controleer daarna in Zapier of een gewenste koppeling tussen de gewenste systemen überhaupt wel mogelijk is.
• Nadat je een zap gemaakt hebt, test deze altijd uitvoerig.
• Test de zap ook na verloop van tijd nog af en toe. Better safe than sorry!

OOK INTERESSANT OM TE LEZEN: